Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist die im Impressum genannte Stelle.

• Impressum: /Impressum
• Kontakt: info@ordinavo.de

2. Datenschutzkontakt

Für Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte erreichen Sie uns unter info@ordinavo.de oder über die im Impressum genannten Kontaktdaten.

3. Allgemeine Hinweise

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den Betrieb der Website, die Bearbeitung von Anfragen, die Bereitstellung von Ordinavo, die Sicherheit der Systeme oder die Erfüllung vertraglicher und vorvertraglicher Zwecke erforderlich ist.

Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, etwa Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Standortdaten, Benutzerkennung oder technische Kennungen.

4. Websitebesuch und Server-Logs

Beim Aufruf der Website werden technische Zugriffsdaten verarbeitet. Dazu gehören insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Referrer, Browser, Betriebssystem, HTTP-Statuscode und übertragene Datenmenge.

Die Verarbeitung dient der technischen Bereitstellung, Stabilität, Fehleranalyse und Missbrauchsprävention. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Technisch notwendige Cookies und Spracheinstellungen

Ordinavo kann technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Speicherungen einsetzen, etwa für Sicherheit, Formularschutz, Session-Funktionen und Spracheinstellungen.

Nicht notwendige Cookies oder Tracking-Technologien setzen wir nur ein, wenn hierfür eine Einwilligung vorliegt.

6. Kontakt- und Demo-Anfragen

Wenn Sie Ordinavo per Formular, E-Mail oder Demo-Anfrage kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten, zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Telefonnummer, Nachricht und gewünschter Einsatzbereich.

Die Verarbeitung dient der Bearbeitung Ihrer Anfrage, der Vorbereitung einer Demo und der Kommunikation zu Ordinavo. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und, soweit organisatorische Nachverfolgung oder Sicherheit betroffen ist, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

7. Trial-Anfragen

Bei einer Trial-Anfrage verarbeiten wir die Angaben aus dem Trial-Formular, damit ein geeigneter Trial-Prozess vorbereitet und betreut werden kann.

• Name und Business-E-Mail
• Unternehmen, Einsatzbereich, Teamgröße und Region
• Telefonnummer und Nachricht, soweit angegeben
• gewählte Sprache, Zeitpunkt, technische Metadaten
• UTM- und Kampagnendaten, soweit vorhanden
• TrialScenario oder Hauptinteresse, etwa Full Workflow, Connect, API Integration oder Smart Routing AI

8. Trial-Workspace und Provisioning

Im Rahmen einer Trial kann ein vorkonfigurierter Workspace erstellt werden. Dabei können Accountdaten, Tenant-Zuordnung, Trial-Status, Start- und Endzeitpunkt sowie technische Bereitstellungsdaten verarbeitet werden.

Trial-Workspaces können Demo-Daten enthalten, etwa Beispiel-Targets, externe Beispielanfragen, Standorte, Aufgaben, Routen, Smart-Routing-Szenarien, mobile Ansichten und Statushistorien.

9. Nutzung der Ordinavo-App / SaaS-Plattform

Bei der Nutzung der Ordinavo-App können Daten verarbeitet werden, die für die operative Steuerung mobiler Teams erforderlich sind. Umfang und Inhalte hängen vom jeweiligen Tenant, Rollenmodell und Kundenprozess ab.

• Benutzer- und Accountdaten
• Tenant-Zuordnung, Rollen und Berechtigungen
• Kunden-, Standort- und Kontaktdaten
• Targets, Aufgaben, Termine und Routen
• Visit Reports, Anhaenge und Customer Timeline
• Statusinformationen, Bearbeitungshistorie und Kommentare
• Webhook- und Integrationsmetadaten, soweit aktiviert
• Benachrichtigungen, Supportfälle und technische Nutzungsdaten

9a. Customer Portal

Wenn das Customer Portal genutzt wird, können Kundenkontakte auf freigegebene operative Informationen wie Termine, eingereichte Anfragen, veröffentlichte Besuchsberichte, ausgewählte Anhänge und reduzierte Timeline-Einträge zugreifen.

Der Portalzugriff wird über Einladungen, Zugriffsgenehmigungen und Tenant-Konfiguration gesteuert. Besuchsberichte und Anhänge werden nicht automatisch veröffentlicht; interne Notizen, Billing-Daten, Webhook-Daten und Integrationsmetadaten gehören nicht zur Portalansicht.

10. Targets, Termine, Routen und mobile Ausführung

Ordinavo verarbeitet operative Ziele, Aufgaben, Termine, Routen, Stopps und Statusverläufe, um Arbeit zu planen, mobilen Mitarbeitern bereitzustellen und Ergebnisse nachvollziehbar zu dokumentieren.

Dazu können Kunden- oder Standortdaten, Ansprechpartner, Adressen, Zeitfenster, Prioritäten, geschätzte Arbeitszeiten, Zuweisungen, Abschlussstatus und Problemberichte gehören.

11. Standortdaten, Fotos, Kommentare und Anhänge

Standortdaten werden nicht zwingend permanent getrackt. Je nach Konfiguration können Standortdaten bei bestimmten Aktionen verarbeitet werden, zum Beispiel beim Start oder Abschluss eines Termins, bei einem Problembericht oder bei einer manuellen Standorterfassung.

Kommentare, Fotos und Anhänge können verarbeitet werden, wenn Nutzer sie zur Dokumentation eines Einsatzes hochladen oder erfassen. Solche Inhalte sollten nur Informationen enthalten, die für den jeweiligen Vorgang erforderlich sind.

12. Mobile PWA, Offline-Funktion und lokale Zwischenspeicherung

Die mobile PWA kann Daten lokal auf dem Gerät zwischenspeichern, damit Aufgaben auch bei instabiler Verbindung bearbeitet werden können. Dazu können geplante Termine, Statusänderungen, Kommentare, Anhänge und Synchronisationsinformationen gehören.

Offline-Queues werden später mit Ordinavo synchronisiert. Die lokale Speicherung ist technisch auf den jeweiligen Benutzer- und Tenant-Kontext bezogen und sollte bei Logout, Ablauf oder nach technischen Regeln bereinigt werden.

13. Push-Benachrichtigungen

Wenn Push-Benachrichtigungen aktiviert werden, können technische Push-Tokens, Geräteinformationen und Benachrichtigungseinstellungen verarbeitet werden. Push-Nachrichten können zum Beispiel über neue Aufgaben, Änderungen oder Erinnerungen informieren.

Push-Benachrichtigungen werden nur genutzt, soweit sie technisch aktiviert und für den jeweiligen Benutzer oder Prozess vorgesehen sind.

14. Ordinavo Connect und externe Integrationen

Ordinavo Connect ermöglicht es externen Systemen, operative Ziele, Aufträge, Stopps, Servicewünsche oder Terminanfragen an Ordinavo zu übertragen. Dazu können Kundenportale, Terminals, ERP-, CRM-, Ticket-, Logistik- oder Partnersysteme gehören.

Je nach Integration können Kontaktpersonen, Unternehmen, Adressen, ExternalIds, Servicearten, Zeitfenster, Prioritäten, geschätzte Arbeitszeiten, Beschreibungen, Custom Fields und technische Metadaten verarbeitet werden.

15. Inbound Imports, ExternalIds und ImportJobs

Inbound Imports erzeugen technische ImportJobs und ImportItems, damit übermittelte Daten validiert, erstellt, aktualisiert, storniert oder abgelehnt werden können. ExternalIds und Referenzen dienen dazu, Vorgänge aus Quellsystemen eindeutig zuzuordnen.

ImportJobs und ImportItems unterstützen Nachvollziehbarkeit, Fehleranalyse und Statusklärung zwischen Ordinavo und angebundenen Systemen.

16. Outbound Webhooks und Status-Rückmeldungen

Ordinavo kann Statusereignisse an angebundene externe Systeme zurückmelden, etwa wenn ein Target importiert, eine Route veröffentlicht, ein Termin gestartet, abgeschlossen oder mit Problem gemeldet wurde.

Für Webhooks können Event-IDs, Delivery-IDs, Ziel-URLs, Zustellversuche, Antwortcodes, Fehlermeldungen und technische Zustellmetadaten verarbeitet werden. Empfänger sollten Events idempotent verarbeiten und Signaturen prüfen.

Webhook-Payloads koennen je nach Konfiguration CustomerContext, Kontaktangaben, Visit-Report-Kontext oder Billing-Trigger-Signale enthalten. Billing-Trigger-Events sind operative Signale und keine Rechnungen.

17. Smart Route Planning und Scoring

Ordinavo kann operative Ziele anhand von Priorität, Fälligkeit, Arbeitszeit, Fahrzeit, Route Fit und optionalen BusinessValue-Feldern bewerten, um Routenvorschläge und Priorisierung zu unterstützen.

Diese Bewertung dient der Planungsunterstützung. Sie ersetzt keine zwingend erforderliche menschliche Prüfung, sofern der jeweilige Prozess eine solche Prüfung vorsieht.

18. Audit Logs, Security Logs und System Monitoring

Zur Sicherheit, Fehleranalyse, Nachvollziehbarkeit und zum Betrieb können Audit-Logs, Security-Logs, System Alerts, Worker Monitoring, API-Request-Logs und technische Ereignisse verarbeitet werden.

Dazu können Benutzer- oder Integrationskennungen, Tenant-Kontext, Zeitpunkt, Aktion, Statuscode, Fehlerdetails, IP-Adresse, User-Agent, Correlation-ID und technische Metadaten gehören.

19. E-Mail-Kommunikation

Wir verarbeiten E-Mail-Adressen und Kommunikationsinhalte, soweit dies zur Bearbeitung von Anfragen, Trial- oder Demo-Prozessen, Support oder vertraglicher Kommunikation erforderlich ist.

Allgemeine werbliche E-Mails versenden wir nur, wenn hierfür eine Einwilligung oder eine sonstige gesetzliche Grundlage besteht.

20. UTM- und Kampagnendaten

Wenn Sie über Kampagnen, Anzeigen, Partnerseiten oder markierte Links zu Ordinavo gelangen, können Kampagnendaten wie utm_source, utm_medium, utm_campaign, Referrer, Landingpage und Zeitpunkt verarbeitet werden.

Diese Daten helfen bei der Auswertung und Optimierung von Marketing- und Vertriebsmaßnahmen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit keine Einwilligung erforderlich ist.

21. Analytics und Tracking

Wir setzen derzeit kein zustimmungspflichtiges Webtracking und keine nicht notwendigen Analytics-Cookies ohne Einwilligung ein.

Zur Verbesserung des Trial- und Demo-Funnels können technische und formularbezogene Ereignisse intern ausgewertet werden, soweit dies datenschutzrechtlich zulässig ist.

22. Empfänger und Dienstleister

Personenbezogene Daten können an Dienstleister übermittelt werden, die uns beim Betrieb der Website, der App, des Hostings, der E-Mail-Kommunikation, des Monitorings, der Sicherheit, des Provisionings oder der Supportprozesse unterstützen.

• Hosting- und Infrastruktur-Dienstleister
• E-Mail- und Kommunikationsdienstleister
• Monitoring-, Logging- und Sicherheitsdienstleister, falls eingesetzt
• CRM- oder Lead-Systeme, falls eingesetzt
• Ordinavo-Kunden und deren berechtigte Nutzer im jeweiligen Tenant
• angebundenes Quellsystem und Webhook-Zielsysteme, soweit Teil der Integration

23. Hosting und Betriebsmodelle

Ordinavo kann je nach Projekt als Cloud-Lösung, dediziertes Betriebsmodell oder in einer kundenspezifischen Umgebung betrieben werden. Dabei werden technische Betriebsdaten für Bereitstellung, Wartung, Sicherheit, Backups, Monitoring und Wiederherstellung verarbeitet.

Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

24. Übermittlungen in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb der EU oder des EWR erfolgt nur, wenn dies für die genannten Zwecke erforderlich ist und die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Dazu können Angemessenheitsbeschlüsse, Standardvertragsklauseln oder andere geeignete Garantien gehören.

25. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur solange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche, vertragliche oder berechtigte Aufbewahrungsgründe bestehen. Konkrete Fristen können je nach Tenant-Konfiguration, Vertrag und Betriebsmodell abweichen.

• Website-Logs: in der Regel bis zu 30 Tage, sofern keine Sicherheitsanalyse erforderlich ist
• Trial-Daten und Trial-Workspaces: in der Regel bis zu 90 Tage nach Ablauf, sofern keine Konvertierung oder Folgekommunikation erfolgt
• App- und Tenant-Daten: für die Dauer des Vertrags- oder Nutzungsverhältnisses und nach Maßgabe des Löschkonzepts
• ImportJobs, ImportItems und Webhook Delivery Logs: in der Regel zeitlich begrenzt, häufig 30 bis 180 Tage oder nach Tenant-Konfiguration
• API- und Security-Logs: in der Regel 30 bis 90 Tage, bei Sicherheitsvorfällen länger
• Audit-Logs: soweit erforderlich länger für Sicherheit, Nachweis und Compliance
• Fotos und Anhänge: nach Tenant-Retention, Vertragsregel oder Löschkonzept

26. Betroffenenrechte

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen.

Soweit Ordinavo Daten im Auftrag eines Kunden verarbeitet, richten sich Betroffenenanfragen in der Regel zunächst an den jeweiligen Verantwortlichen, also den Ordinavo-Kunden.

27. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.

28. Sicherheit

Ordinavo setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Missbrauch, unbefugten Zugriff und unbeabsichtigte Veränderung zu schützen.

Dazu können Rollen und Berechtigungen, Mandantenkontext, Zugriffsschutz, Verschlüsselung, Protokollierung, Monitoring, Backups und sichere Integrationsgrenzen gehören. Die konkreten Maßnahmen hängen vom jeweiligen Betriebsmodell ab.

29. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich Ordinavo, rechtliche Anforderungen, technische Prozesse oder Integrationsmodelle ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.